SINIF YETKİLİLERİNİN GÖREV TANIMLARI

Gerekenler: Yetenek, Liderlik, Bağlılık
Mezun olan her sınıfın idaresi için güçlü bir yönetici ekip gerekir. Mezun sınıfı idare eden ve destekleyen yetkililerin rol ve sorumluluklarından aşağıda bahsedilmiştir.

• Başkan
• Başkan Yardımcısı
• Sekreter
• Genel Olarak Bütün Mezun Üyeler
• Pilav Günü Bağış Başkanı
• Pilav Günü Bağış Komitesi Üyesi
• Pilav Günü Başkanı

Başkan
Başkan, sınıfın baş yöneticisidir ve sınıf amaçlarının belirlenmesinde liderlik eder. Başkan aynı zamanda finans, tanıtım, sınıf arkadaşlarıyla ilgili haberler, resmi olmayan toplanmalar ve para toplama gibi konularda sınıfın menfaatinin gözetildiğinden emin olmak için bütün sınıf yetkilileriyle birlikte çalışır.

Başkan, mezunlar derneğine danışarak, bir sınıf temsilcisi, bir Pilav Günü Başkanı, bir Pilav Günü Bağış Başkanı ve olabilecek Webmasterların görevlendirilmesinden sorumludur. Sınıf yetkililerinin seçiminin dikkat ve özenle yapılması, enerjik ve aktif bir mezun sınıf olunabilmesi için çok önemlidir. Sınıf yetkilileri seçimleri arasındaki dönemde ortaya çıkabilen yetkili eksikliğinin doldurulması görevi başkana verilebilir.

Başkan, Pilav Günü Başkanı ve Pilav Günü Bağış Başkanını Pilav Günü tarihinden 12-24 ay önce seçer. Bu başkanlar da başkanın ve Mezunlar Derneği görevlilerinin önerilerini alarak kendi komitelerini oluştururlar. Çoğu sınıfta sınıf başkanı hem Pilav Günü hem de Pilav Günü Bağış komitelerine üyedir. Bu iki komitenin işlerinin koordine edilmesi başkanın başlıca sorumluluklarındandır. Sınıf başkanı aynı zamanda sınıfın para ve bağış toplama faaliyetlerinde sınıf temsilcisine yardımcı olur ve sınıf bağışlarının alıcılarıyla ilgili faaliyetlerin yönetiminde yer alır.

İyi iş yapan sınıf yetkililerinin emeklerini takdir etmek de sınıf başkanının önemli rollerindendir.

Başkan Yardımcısı
Başkan yardımcısı, mezun sınıfla ilgili faaliyetlerin planlanmasında, düzenlenmesinde ve gerçekleştirilmesinde sınıf başkanı ve diğer sınıf yetkilileriyle birlikte çalışır. Başkanın yokluğunda onun yetkilerini ve görevlerini başkan yardımcısı üstlenir.

Bunun dışında sınıfın tüm mali işlerinin sorumluluğu ondadır.

Sınıf Başkan Yardımcısı olarak mezun sınıf için önemli bir görev üstlenir. Sınıf başkanı genel yönetimden ve sınıf yetkililerinin koordine edilmesinden sorumluyken, Başkan Yardımcısı sınıfla ilgili bütün faaliyetlerin stratejik planlamasında ve finansmanında en çok başvurulan kişidir. Diğer sınıf yetkilileri, sınıf arkadaşları ve Mezunlar Derneği mali işler sorumlusunun detaylardaki dikkatine, sabrına ve başkalarıyla ilişkilerdeki ustalığına güvenirler.

Başkan Yardımcısı,, sınıfın mali kaynakları ve borçları konusundan sorumludur. Sınıfın mali kaynaklarını bütçeler, sınıfın gerekli ve resmi masrafları için harcar ve sınıfın bütün mali kayıtlarını tutar. Başkan Yardımcısının en önemli görevlerinden birisi de Pilav Günü yetkilileri ve görevlileriyle yakın iş birliği içerisinde çalışarak Pilav Günlerinin mali işleriyle ilgilenmektir. Pilav Günleri ile ilgili masraflar (duyuru, davetiyeler, ikram servisi, vb. masraflar) onun muhafaza ettiği sınıf hesabından harcanır. Her sınıf toplantısında, sınıfın mali kaynaklarının durumu, idaresi ve kullanımıyla ilgili bir mali rapor sunar.

Başkan Yardımcısına şunlar önerilmektedir:

• Hediye teşekkürlerini kişiselleştirin: Sınıf temsilcisi, Sonsuz Bağlantı internet servisinden aylık olarak sınıftan Mezunlar Derneği’ne giden bütün hediyeler ve aidat ödemelri hakkındaki raporlara ulaşabilir. Bağışçılara kişisel bir teşekkür mesajının olduğu e-postalar gönderebilir, veya Mezunlar Derneği tarafından sağlanan not kartlarını ve zarfları kullanarak elle yazılmış teşekkür mesajları gönderebilir. Teşekkür mesajı ne kadar kişiselse o kadar iyi olur. Mezunlar Derneği bu mesajlarla ilgili posta ücretlerini memnuniyetle karşılar.
• Sınıf gelişimini gözlemleyin ve sonuçları sınıf yetkililerine rapor edin: Başkanı ve sekreteri sınıfın ve Mezunlar Fonu’nun gelişimi hakkında üç aylık raporlar alırlar. Başkan Yardımcısı, sınıf gelişimi ve projeleriyle ilgili bilgileri e-posta, mektup veya uygun web servisleriyle diğer sınıf yetkililerine iletmelidir.

Sınıf Sekreteri
Sınıf sekreterleri, sınıf arkadaşlarının bulundukları yerler ve ne yaptıklarıyla ilgili kayıt tutarlar; sınıf arkadaşlarıyla ilgili haberleri, bilgileri aktif bir şekilde takip eder ve sınıfla paylaşırlar.

Sınıf sekreterlerinin, sınıf arkadaşları ile ilgili haberleri ve bilgileri sınıfla paylaşmalarının başlıca yollarından birisi, www.arelmed.org.tr WEB sayfasındaki Sınıf Notları köşesidir.

Sınıf Notları’nın hazırlanmasının yanı sıra sınıf sekreteri başka iletişim girişimlerinde de bulunabilir; mektuplar veya kartpostallar göndermek, kutlama ve doğum günü kartları göndermek, sınıf arkadaşlarını telefonla aramak veya ziyaret etmek, düğünlerde ve mesleki konferanslarda sınıf arkadaşlarıyla ilgili haber toplamak, Sınıf Notları WEB Sayfasına haber alınmak istenen sınıf arkadaşlarının listesini yazmak, sınıf arkadaşlarıyla ilgili bilgi ve haber toplamada diğer sınıf arkadaşlarından yardım almak gibi.

Sekreterler, Mezunlar Derneği görevlilerinin hazırladığı sınıf materyallerinden de destek alırlar. Bu materyallere örnek olarak güncellenen sınıf listeleri, iletişimin yitirildiği ve vefat etmiş sınıf arkadaşları listeleri, sınıf tarafından toplanan bağışlarla burs sağlanan öğrencilerle ilgili güncellemeler verilebilir. Birçok sekreter aynı zamanda Mezunlar Derneği’nin hazırladığı sınıf e-posta listesinin düzenlenmesinden de sorumludur. E-posta listesi, Sınıf Notları WEB Sayfası için bilgi toplamada ve Pilav Günü ve diğer sınıf faaliyetlerine ilgi uyandırmada etkili bir araç olarak kullanılabilir.

Sınıf sekreterliği görevi, sınıf arkadaşlarına ve onların aktivitelerine karşı ilgili olmayı, detaylara özen göstermeyi ve güçlü iletişim becerilerini gerektirir.

Genel Olarak Bütün Mezun Üyeler
Bütün mezun üyelerin sınıf etkinlikleri üzerinde genel bir yönetimleri vardır. Sınıf başkanı ve yetkililerinin yapmayı önerdikleri icraatlar konusunda onlarla görüşür ve tavsiyelerde bulunurlar. Sınıf programlarının planlanmasında, organize edilmesinde ve uygulanmasında yardımcı olurlar ve sınıf yetkilileriyle birlikte başkan tarafından sınıf yetkili pozisyonlarında görevlendirilen kişileri onaylarlar. Mezun üyeler sıklıkla belirli sınıf etkinliklerinde ihtiyaç duyulan görevleri üstlenirler (örneğin, sınıfın telefon rehberi editörlüğü).

Pilav Günü Bağış Başkanı
Mezunlar Derneğinin Pilav Günü bağış kampanyalarının amaçları, önem sırasına göre, şunlardır:

• Bağışta bulunan kişilere daha fazla ulaşmak ve daha fazla destek sağlanmasını teşvik etmek.
• Sınıfın genelinde bağışta bulunma katılımı sağlamak.
• Sınıf üyelerini Mezunlar Derneği’ne bağışta bulunma konusunda ve uygun bağış araçları, imkanları hakkında bilgilendirmek.

Başlıca Sorumluluklar:
Pilav Günü bağış başkanı, bağış kampanyalarının sesi vazifesini görür ve Bağış Komitesi’nin başkanlığını yapar. Belirli sorumlulukları şunları içerir:

• Pilav Gününden 12-15 ay önce sınıf arkadaşları arasından Pilav Günü Bağış Komitesi üyelerini belirler. (genellikle 15-20 üye seçilir)
• Mezunlar Derneği görevlileri ile birlikte bağış ve katılım hedeflerini belirler ve kampanyanın başlangıcında bunları Bağış Komitesi’ne sunar.
• Pilav Günü Bağış kampanyası için kişisel bir bağışta bulunur.
• Sınıf arkadaşlarından bağış yapmaları ricasında bulunur.
• Sınıf toplanması bağışlarıyla ilgili sınıf arkadaşlarına gönderilen postalar ve e-postalarda imza sahibidir; bağışçılara kişisel olarak teşekkür eder; bağış kampanyası sonuçlarını açıklar.
• Bağış Komitesi toplantılarını düzenler ve bu toplantılara başkanlık eder (toplantılar kişisel katılımlarla veya telekonferans yoluyla gerçekleştirilebilir).
• Mezunlar Derneği görevlileri ile birlikte sınıf projesini kampanya bünyesine dâhil etmek için bir strateji geliştirir.
• Bağış Komitesi üyelerinin her birinin kampanyaya dâhil olmasını ve sorumluluklarını yerine getirmesini temin eder.
• Kampanyanın başarılı şekilde yürütülmesine yardımcı olmak için komite eğitim toplantılarına katılır.

Görev Süresi:
Yaklaşık olarak on beş aydır.

Nitelikler:

• Birçok mezunla bağlantı kurma ve onlardan bağışta bulunmalarını rica etme konusunda ilgili, rahat ve yetenekli olmalıdır.
• Sınıf toplanması bağış kampanyasına öncelik verme konusunda istekli ve kampanyayı başarılı şekilde yürütmek için gerekli olan zamanı ayırmak konusunda gönüllü olmalıdır (genellikle ayda beş saat).
• Mezunlar Derneği’ne karşı ispat edilmiş cömertliği bulunmalıdır.
• Mezunlar Derneği ve onun misyonu için çalışmak konusunda hevesli ve gayretli olmalıdır.

 Pilav Günü Bağış Komitesi Üyesi
Başlıca Sorumluluklar:
Pilav Günü Bağış komitesi üyeleri, Pilav Günü bağış başkanının yönetiminde ve Mezunlar Derneği görevlilerinin rehberliğinde, bağış yapmaları konusunda sınıf arkadaşlarıyla bağlantıya geçerler. Belirli sorumlulukları şunları içerir:

• Sınıf toplanmasından yaklaşık 12 ay önceden sınıf arkadaşlarının bağış yapma potansiyellerini ve bağış kampanyasının sonucu hakkındaki beklentiyi belirlemek amacıyla araştırma yapmaya başlarlar.
• Sınıf toplanması bağış kampanyası için kişisel bağışta bulunurlar.
• Sınıf arkadaşlarıyla görüşerek (genellikle telefonla) bağışta bulunmaları ricasında bulunurlar.
• Pilav Günü Bağış Başkanına ve Mezunlar Derneği görevlilerine, uygun iletişim ve takiplerin sağlanması için, bağış toplanması durumları hakkında düzenli rapor sunarlar.
• Bağış yapmalarını rica ettikleri sınıf arkadaşlarına, bağış yapmaları üzerine kişisel olarak teşekkür ederler.
• Komite toplantılarına ve eğitimlerine katılırlar (şahsen veya telekonferans ile).

Görev Süresi:
Yaklaşık bir yıldır.

Nitelikler:

• Birçok mezunla bağlantı kurma ve onlardan bağışta bulunmalarını rica etme konusunda ilgili, rahat ve yetenekli olmalıdırlar.
• Sınıf toplanması bağış kampanyasının başarılı şekilde yürütülmesi ve sonuçlanması için gereken zamanı ayırma konusunda istekli olmalıdırlar (genellikle ayda iki saat).
• Mezunlar Derneği’ne karşı ispat edilmiş cömertlikleri bulunmalıdır.
• Mezunlar Derneği ve onun misyonu için çalışmak konusunda hevesli ve gayretli olmalıdırlar.

• Bir üyenin bağışta bulunmalarını rica etmek için aradığı kişi sayısı, komitedeki kişi sayısına ve bağış kampanyasının amaçlarına göre değişiklik gösterir. Genellikle, her komite üyesi 15-20 sınıf arkadaşıyla görüşme sorumluluğunda olur.

Pilav Günü Başkanı
Başlıca Sorumluluklar:

• Alt-komite başkanlarını ve Pilav Günü komitesinde yer alacak olan uygun, kabiliyetli kişileri görevlendirir.
• Pilav Günü komite toplantılarını organize eder ve yönetir. Toplantıların sıklığı değişiklik gösterir, fakat geçmiş deneyimler başkanların Pilav Günü olduğu yılda en az dört kere, tam katılımlı komite toplantısı düzenlemelerinin gerekli olduğunu göstermiştir.
• Görevlerin zamanında ve doğru olarak yerine getirildiğinden emin olmak için alt-komitelerin çalışmalarını denetler.
• Sınıf mali işler sorumlusu ve alt-komite başkanları ile birlikte bir Pilav Günü bütçesi oluşturur.
• Sınıf arkadaşlarına Pilav Günü ile ilgili gönderilecek olan postaların hazırlanmasında ve gönderilmesinde diğer Pilav Günü yetkilileriyle birlikte çalışır.
• Pilav Günüyle ilgili harcamalar konusunda yetkilidir ve ödemelerin faturalarını sınıf mali işler sorumlusuna teslim eder.
• Pilav Gününün olduğu yıl süresince, sınıf aktiviteleri ve iletişimlerini koordine etmek için diğer sınıf yetkilileriyle (Pilav Günü bağış başkanı, sınıf başkanı, sınıf sekreteri, web sorumlusu gibi) iletişim halinde olur.